Software allein rettet deine Hausverwaltung nicht.

Es ist die wohl größte Illusion der digitalen Transformation: Wir kaufen ein neues All-in-One-Tool und plötzlich läuft der Laden von selbst. Doch die Realität zeigt: Die Zukunft unserer Branche ist zwar digital, aber der echte Erfolg bleibt am Ende handgemacht.

In den aktuellen Beiträgen auf der IMMOBILIENMESSE im Internet wird diese Woche genau an diesen wunden Punkten gebohrt. Drei Impulse haben mich besonders zum Nachdenken gebracht:

🔷 Der Faktor Mensch bei der KI
Angela Hartmann von der Sayao GmbH (Kiverimo) bringt es auf den Punkt: Automatisierung nimmt uns die Routine ab, von der Buchhaltung bis zur Dokumentenablage. Aber bei der echten Arbeit, dort wo es menschelt, trennt sich die Spreu vom Weizen. Wenn in einer kleinen WEG das Dach saniert werden muss und drei Parteien drei völlig unterschiedliche Meinungen haben, hilft dir kein Algorithmus der Welt. Da brauchst du Moderationskompetenz und Empathie auf der Eigentümerversammlung. Mein Fazit: Wer jetzt nur in Technik investiert und sein Team nicht in Kommunikation schult, wird trotz moderner Software scheitern.

🔷 Der Oktober-Check für die Jahresabrechnung
Die Kollegen der BfW - Bank für Wohnungswirtschaft AG haben einen wunderbaren, extrem pragmatischen Leitfaden veröffentlicht. Ihr Credo: Wer im Januar eine stressfreie Abrechnung will, muss im Oktober die Ärmel hochkrempeln. Dienstleister pushen, Verteilungsschlüssel prüfen, Versicherungsschäden nachverfolgen. Recht haben sie! Zu oft schieben wir die Bürokratie vor uns her, bis das Kind im neuen Jahr in den Brunnen gefallen ist. Struktur schlägt Hektik, und das jedes Mal.

🔷 Beweislast beim Mietrecht
Ein extrem wichtiges Urteil wird vom Team der LEWENTO GmbH beleuchtet (LG Hamburg). Es ging um eine Kündigung und die Frage, wann das Geld der Mieterin einging. Das Gericht stellt klar: Das Beweisrisiko liegt bei der Mieterseite. Für Verwalter bedeutet das: Jede Kündigung und deren exakter Zugang müssen lückenlos dokumentiert sein. Schnelligkeit und Präzision im Backoffice entscheiden hier über Räumung oder Verbleib.

Mein persönliches Resümee:

Die angebotenen Tools auf der IMMOBILIENMESSE geben uns die nötige Geschwindigkeit. Aber die Qualität unserer Arbeit entscheidet sich im direkten Kontakt, in der rechtlichen Absicherung und in der menschlichen Führung.

Genau dieser Austausch macht unsere Branche so stark. Auf der IMMOBILIENMESSE vernetzen wir die klugen Köpfe der Immobilienwirtschaft. Wenn du auch Lust auf echten Austausch, exklusive Inhalte und neue Geschäftschancen hast, registriere dich einfach kostenlos bei uns im Netzwerk: immobilienmesse.de

Was ist deine größte Baustelle für das Jahresende? Lass uns in den Kommentaren diskutieren!

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Das Dach muss saniert werden. Aber wann und in welchem Umfang?
Ein Eigentümer möchte die Sanierung möglichst schnell angehen. Der zweite hält eine Reparatur zunächst für ausreichend. Der dritte möchte prüfen, ob sich die Maßnahme mit einer PV-Anlage verbinden lässt.

Drei nachvollziehbare Positionen. In einer WEG mit drei Eigentümern treffen sie unmittelbar aufeinander. Das unterscheidet kleine Gemeinschaften häufig von großen WEGs. Dort bilden sich bei wichtigen Themen oft schon im Vorfeld Mehrheiten, Interessengruppen oder gemeinsame Positionen heraus. In der kleinen WEG gibt es diesen Puffer kaum.

Das stellt besondere Anforderungen an die Verwaltung. Sie muss die Entscheidung fachlich gut vorbereiten und gleichzeitig die Eigentümerversammlung so moderieren, dass unterschiedliche Positionen gehört und geklärt werden, die Diskussion aber nicht immer wieder von vorne beginnt oder sich im Kreis dreht.
Dafür braucht es:
▪️ einen geklärten Sachstand und Handlungsbedarf
▪️ nachvollziehbare Handlungsalternativen
▪️ Transparenz über Kosten und Finanzierung
▪️ bei Bedarf externe Fachleute
▪️ klare Beschlussgegenstände
▪️ eine strukturierte Moderation mit dem Ziel einer Entscheidung

Gute WEG-Verwaltung organisiert nicht nur Gebäude, Geld und Dienstleister. Sie organisiert vor allem auch Entscheidungsprozesse. Gerade bei kleinen WEGs kann das besonders anspruchsvoll sein.

Angela Hartmann
kontakt@kiverimo.de

Gestern hatten wir Besuch aus München! 🙌

Arthur Brunsch und Dominic Kurz von der Hausbank München eG und imveon waren bei uns zu Gast für einen neuen VerwalterTalk-Dreh. 🎥

Wir freuen uns sehr, euch als Partner bei LEWENTO GmbH an unserer Seite zu haben und sind schon gespannt auf die finalen Talks!

Ein kleiner Einblick in die Themen:
🔹 imveon CRM & ERP
🔹 imveon als immobilienwirtschaftliches Ökosystem
🔹 WEG-Darlehen der Hausbank München
🔹 BSH-Bausparen und die Möglichkeiten für die Immobilienwirtschaft

Wir haben uns gemeinsam mit Steffen Gross intensiv mit den Themen beschäftigt und freuen uns darauf, die Gespräche bald mit euch zu teilen.

Seid gespannt! 👀

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Eine moderne Hausverwaltung braucht beides: sehr gute Technologie und sehr gute Verwalter. Nur eben nicht für dieselben Aufgaben.

Wo helfen Automatisierung und KI?
Dort, wo sich Aufgaben wiederholen, Daten verarbeitet oder Informationen schnell verfügbar gemacht werden sollen:
▪️ Rechnungseingang und vorbereitende Verarbeitung
▪️ automatisierte Mahnläufe und Buchhaltungsprozesse
▪️ Zuordnung und Ablage von Dokumenten
▪️ Strukturierung und Zusammenfassung von E-Mail-Verläufen
▪️ Auswertung von Teilungserklärungen, Verträgen und anderen Unterlagen
Für Kunden bedeutet das: schnellere Bearbeitung, weniger manuelle Übertragungsfehler und besser verfügbare Informationen.

Wo punktet der Mensch?
Dort, wo Fachwissen, Erfahrung und Kommunikation gefragt sind:
▪️ Sachverhalte bewerten und Handlungsoptionen entwickeln
▪️ Eigentümer bei komplexen Entscheidungen beraten
▪️ unterschiedliche Interessen erkennen und moderieren
▪️ schwierige Sachverhalte verständlich erklären
▪️ Eigentümerversammlungen führen
▪️ Konflikte bearbeiten
▪️ Verantwortung für Entscheidungen und Umsetzung übernehmen
Auch das ist Kundennutzen – und künftig möglicherweise ein noch wichtigerer Teil der Verwalterleistung. Nicht jeder Kundenkontakt gewinnt durch Automatisierung.


Mit dem Zusammenspiel von Technologie und Kommunikation beschäftige ich mich auch in meinem Buch „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung“, erschienen bei Haufe.
Angela Hartmann
hartmann@sayao.de

„𝗗𝗶𝗲 𝗪𝗲𝗹𝘁 𝗶𝘀𝘁 𝗱𝗼𝗰𝗵 𝗲𝗶𝗻 𝗗𝗼𝗿𝗳.“ Das war unser Gefühl nach dem Deutschen Verwaltertag 2026 in Berlin.

Letzte Woche waren wir als LEWENTO gemeinsam mit der GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH im Estrel dabei, zusammen mit über 1.500 Menschen aus der Branche. Das Motto: „Zukunft ist jetzt“.

Was hängen geblieben ist:
→ bekannte Gesichter schon in der Schlange am ersten Tag
→ Steffens drei Vorträge, unter anderem bei iDWELL und in der Arbeitsgruppe zur rechtlichen Seite von KI, die sehr gut ankamen
→ viele gute Gespräche und neue Kontakte
→ ein Festabend, der erst um halb vier morgens zu Ende ging

Für uns ist der Verwaltertag jedes Jahr ein Klassentreffen der Branche, und genau deshalb kommen wir immer wieder.

Rechtsanwältin Katharina Gündel von GROSS hat ihre ganz persönlichen Eindrücke aufgeschrieben: vom Warm-up bis zum Festabend. Hier geht’s zum Beitrag: https://immo.ly/dl4

Danke an alle für die guten Gespräche. Wir sehen uns 2027!

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WEG-Jahresabrechnung: Der Oktober-Check, der den Januar rettet 🙏

Die Jahresabrechnung wird nach Ablauf des Kalenderjahres erstellt. Trotzdem ist es keine gute Idee, erst im Januar damit zu beginnen.

Im Oktober können Verwalter bereits einen großen Teil der Vorarbeit erledigen und mögliche Fehler erkennen, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.⏳

💸 Verteilungsschlüssel prüfen
Welche Schlüssel gelten tatsächlich? Gab es Beschlüsse, durch die sich die Kostenverteilung geändert hat? Gerade hier können Fehler unmittelbare Auswirkungen auf die Abrechnungsspitzen der Eigentümer haben.

🫵 Dienstleister zur Rechnungsstellung auffordern
Gärtner, Hausmeister, Reinigung: Alle Dienstleister sollten ihre Rechnungen bis zum 31. Dezember einreichen. Was bis dahin nicht gebucht ist, fehlt in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

📖 Buchhaltung kontrollieren
Doppelzahlungen, Irrläufer oder noch nicht verbuchte Positionen lassen sich jetzt identifizieren. Bis zum Jahresende bleibt Zeit, offene Vorgänge zu klären.

🗣️ Offene Forderungen und Weiterbelastungen klären
Schlüssel, Garagensender, Schäden – solche Positionen sollten nicht erst bei Erstellung der Abrechnung auffallen.

🏛️ Versicherungsschäden nachverfolgen
Laufende Schadenfälle, bei denen die Versicherung noch nicht ausgezahlt hat: jetzt aktiv nachfassen, damit ausstehende Erstattungen noch im richtigen Wirtschaftsjahr ankommen.

Wann starten Sie mit den Vorbereitungen für die Jahresabrechnung?

Übrigens: Eine saubere Kontenstruktur ist die beste Vorbereitung auf eine reibungslose Jahresabrechnung. Mit den WEG-Konten PRO der BfW-Bank führen Sie Hausgeld, Rücklagen und Ausgaben klar getrennt und auf Namen der WEG. 🤝

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Kein Rechtsrat. Bitte prüfen Sie Einzelfälle mit rechtlichem Beistand. Alle Angaben ohne Gewähr.

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Ein ERP für die Buchhaltung. Ein CRM für die Kommunikation. Ein DMS für Dokumente. Dazu ein Portal, mehrere Schnittstellen und jetzt vielleicht noch ein separates KI-Tool.

Jede Lösung kann für sich funktionieren. Im Zusammenspiel entstehen jedoch häufig zusätzliche Übergaben, unterschiedliche Datenstände und neue Rückfragen.
Deshalb bedeutet All-in-One für uns mehr als möglichst viele Funktionen in einer Oberfläche.
Es bedeutet, dass Daten und Prozesse zusammengehören.

Nicht noch mehr Software.
Sondern mehr Zusammenhang zwischen den Aufgaben.

👉 Mehr erfahren:
https://immo.ly/ten

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AUF DER IMMOBILIENMESSE DABEI: ALBRECHT IMMOBILIEN EHRINGSHAUSEN

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Digitalisierung besteht aus deutlich mehr als der Entscheidung für die richtige Software.
Die Boston Consulting Group (BCG) hat sechs Erfolgsfaktoren identifiziert:

1. Strategie
Märkte, Kunden, Mitarbeitende, Organisation und Technik müssen gemeinsam betrachtet werden.
2. Commitment der Geschäftsführung
Veränderungen brauchen Rückhalt und Entscheidungen der Geschäftsführung ebenso wie zeitliche und finanzielle Ressourcen.
3. Mitarbeiter
Mitarbeitende müssen eingebunden, qualifiziert und bei diesen Veränderungen begleitet werden.
4. Organisation und Prozesse
Digitalisierung kann Prozesse unterstützen und automatisieren. Voraussetzung ist, dass Abläufe, Zuständigkeiten und Schnittstellen zuvor definiert sind.
5. Kennzahlen
Kennzahlen machen sichtbar, ob Veränderungen tatsächlich eine Verbesserung bringen.
6. Technologie folgt den Geschäftsprozessen
Welche Systeme benötigt werden, ergibt sich aus den Anforderungen des Unternehmens und seiner Prozesse.

Zwei Punkte begegnen mir besonders häufig:
- Eine Strategie, die Märkte, Kunden, Organisation und Technik für einen kurz- und mittelfristigen Zeitraum zusammenführt, existiert häufig nicht.
- Mit Kennzahlen arbeiten nach meiner Erfahrung die wenigsten.

Mehr dazu auch in meinem Buch im Haufe Verlag „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung“

Angela Hartmann
Geschäftsführerin der Sayao GmbH
hartmann@sayao.de

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Die Kündigung ist raus. Vier Tage später geht die Zahlung ein. War die Kündigung zu diesem Zeitpunkt bereits zugegangen – oder hat die Mieterin noch rechtzeitig geheilt?

Genau diese Frage entscheidet über Räumung oder Verbleib in der Wohnung.

Das LG Hamburg (Urteil vom 30.09.2025) gibt eine klare Antwort auf die Beweislastfrage: Die Mieterin trägt das Beweisrisiko dafür, dass sie vor Zugang der Kündigung gezahlt hat. Kann sie das nicht nachweisen, gilt die Kündigung als wirksam. Im vorliegenden Fall war das Ergebnis: Räumungsurteil.

Besonderheit des Falls: Die Mieterin hatte bereits 2023 eine Kündigung durch Zahlung geheilt. Die erneute Kündigung 2024 war damit eine sogenannte Wiederholungskündigung – mit strengeren Voraussetzungen für eine erneute Heilung.

Für Vermieter und Verwalter: Beweissicherung bei Kündigung und Zugang lohnt sich – gerade wenn kurz danach eine Zahlung eingeht.

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