Prozessoptimierung: Wie packe ich das in meiner Immobilienverwaltung an?

Eine einfache und dennoch sehr wirkungsvolle Methode dafür ist die 5-Why-Methode. Ausgangspunkt ist ein konkretes Problem. Anschließend wird wiederholt „Warum?“ gefragt. Jede Antwort bildet die Grundlage für die nächste Frage. So arbeitet man sich Schritt für Schritt vom Symptom zur eigentlichen Ursache vor.

Ein Beispiel aus der Hausverwaltung:
Die Bearbeitung von Schadensmeldungen dauert zu lange.
❓Warum? – Weil viele Rückfragen entstehen.
❓Warum? – Weil wichtige Informationen in der Schadensmeldung fehlen.
❓Warum? – Weil das verwendete Formular keine Pflichtfelder vorsieht.
❓Warum? – Weil das Formular seit seiner Einführung nie überarbeitet wurde.
❓Warum? – Weil dafür Zeit für Analyse, Anpassung und Abstimmung eingeplant werden müsste.

Statt vorschnell einzelne Arbeitsschritte zu verändern, zusätzliche Ressourcen einzusetzen oder Mitarbeitende zu schnellerer Bearbeitung anzuhalten, wird zunächst nach dem tatsächlichen Ansatzpunkt für eine Verbesserung gesucht.

Die Methode lässt sich beispielsweise in einem Teamgespräch einsetzen und eignet sich besonders für konkrete, wiederkehrende Probleme im Arbeitsalltag.

Mehr zur Prozessoptimierung und ihrem Zusammenspiel mit Digitalisierung, Automatisierung und KI finden Sie in meinem Fachbuch „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung – Technologie trifft Kommunikation“.

Angela Hartmann
hartmann@sayao.de